Bien préparer une réunion de travail : checklist en 5 points

 In Conseils et bonnes pratiques

Quel que soit le secteur, la forme juridique, ou le nombre de salariés, toutes les entreprises ont besoin d’organiser une réunion de travail, tôt ou tard.

Pourquoi se réunit-on ?

Il y a essentiellement 4 raisons :

·         la transmission d’informations – par exemple un bilan,

·         une consultation ou un brainstorming sur un projet impliquant plusieurs acteurs,

·         une formation,

·         une négociation entre plusieurs parties.

Réunion de travail

Or nous avons déjà tous entendu quelqu’un se plaindre en sortant d’une réunion. Trop longue, dispersée, mal balisée, impression de devoir « pointer » pour rien : nous avons tous entendu parler du mal de la  « réunionnite » qui ronge les entreprises de France…

Pour éviter de faire perdre leur temps à vos collaborateurs, voici 5 points pour bien préparer votre réunion à l’avance.

Et c’est promis, on ne vous fera pas perdre votre temps à vous.

I. Une bonne raison de se réunir

Nous l’avons vu plus haut : à long terme, mobiliser plusieurs participants à une réunion improductive est nuisible pour l’entreprise. Cela génère une impression d’inefficacité et entame la motivation des collaborateurs.

Ne faites pas déplacer vos collaborateurs pour rien : fixez un objectif à cette réunion.

Cela peut être :

  • Une prise de décision collective ou la répartition des tâches à propos d’un projet,
  • Une formation sur un nouvel outil,
  • La communication des résultats de l’année écoulée ou d’une opération achevée,
  • L’impact d’une nouvelle législation sur une gamme de produits ou de service,

etc…

Balisez, explicitez, guidez !

Puisque vous êtes l’organisateur de la réunion, montrez que vous savez où vous voulez aller. Une fois la réunion commencée, il sera toujours temps de laisser chacun s’exprimer mais la bonne tenue des échanges pendant la réunion se prépare dès cette étape car cela montre que c’est vous qui menez la réunion. Vos collaborateurs doivent sentir qu’ils sont là pour une raison précise et cela passe par un ordre du jour clair.

Ordre du jour que vous ne manquerez pas de communiquer en avance à vos participants de façon à ce qu’ils puissent préparer la réunion et non la veille, bien entendu : )

II. Un bon timing

La gestion du temps est un autre point incontournable lorsqu’il s’agit de réunir un groupe de personnes, car quelles que soient les fonctions et l’emploi du temps de vos participants, il conviendra de les prévenir à l’avance de façon à ce qu’ils puissent :

  • étudier le/les sujet/s, et préparer leurs questions, leurs documents, etc…
  • s’organiser et le cas échéant se faire remplacer,
  • vous prévenir en cas d’indisponibilité.

N’hésitez pas, le cas échéant, à relancer vos participants plusieurs fois : 1 mois avant, 15 jours avant… Vous pouvez vous rappeler à leur bon souvenir 2 jours avant.

Incontournable : préparez un rétroplanning simple avec alertes et relances. Il existe de nombreux outils comme Outlook, Google Calendar, …

Proposez 2 dates/horaires différents

Le bon timing c’est aussi la bonne date et le bon horaire de réunion : trop tôt, trop tard, « ça coupe la matinée »… Ne vous faites pas d’illusion, il y aura toujours des critiques – plus ou moins honnêtes – sur l’horaire choisi pour votre réunion. Pour éviter un refus net, proposez 2 dates et/ou horaires différents.

En donnant l’impression du choix à vos participants, vous maximisez vos chances de les voir participer.

III. Les bons participants

Le choix des participants est un autre point crucial dans la préparation d’une réunion.

Il y a les personnes directement concernées, les personnes que vous aimeriez voir venir mais qui n’ont « pas le temps », et parfois il y a aussi ceux qui prennent ombrage de ne pas avoir été invités…

Là, c’est à vous de trancher (n’oubliez pas que c’est vous qui allez louer une salle ou parler pendant 1 heure).

Pour permettre à vos participants de s’inscrire à une réunion qui n’a pas vocation à être publique, pensez à un outil comme Doodle : c’est facile d’utilisation et gratuit.

Si la réunion dure plusieurs heures : pensez aux pauses, café et autres encas ou demandez au prestataire qui vous loue une salle de réunion s’il peut s’en occuper pour vous. Le Centre Amadeus, par exemple, propose ce type de service.

Enfin, pour ceux que vous ne pouvez pas inviter à votre réunion mais que vous souhaitez quand même informer, proposez-leur de recevoir la présentation avec Dropbox, Wetransfer ou Google Drive.

Business people sitting in conference room and discussing business issues. Executive manager standing, pointing to document and explaining his idea to business team

IV. Le bon endroit

Le meilleur endroit pour se réunir dépendra à la fois de la date de réunion et de vos participants.

Où se trouvent-ils ?

Quand sont-ils disponibles ?

Charge à vous de choisir par déduction : la ville, puis le lieu de réunion le plus accessible par exemple pour des participants arrivant par les transports en commun.

Pensez aux centres d’affaires !

S’il existe de plus en plus de sites de réservation de salles et de bureaux qui donnent l’impression de faciliter votre travail de recherche, sachez que ces sites prélèvent une commission sur la location effectuée sur leur site. Nos conseils ?

  1. Identifiez vos besoins : matériel, nombre de participants, accessibilité, collation…
  2. Reportez-les dans un simple fichier excel
  3. Prenez contact directement avec les organismes et comparez.

Vous trouverez rapidement l’endroit idéal.

V. Une bonne préparation des aspects logistiques et matériels

Ordre du jour, planification, sélection des participants, location de salle, mailing, relances… Vous avez pensé à tout. Votre présentation et vos supports sont prêts mais il reste quelques détails encore.

Si vous prévoyez une présentation Power Point :

  • La salle de réunion dispose-t-elle d’un écran blanc pour une projection ?
  • Si vous devez projeter la présentation depuis un autre ordinateur que le vôtre, avez-vous vérifié que la version de Power Point est la même que celle de votre fichier ? (le fichier qu’on n’arrive pas à ouvrir sur un autre ordinateur : un grand classique)
  • Disposez-vous d’un projecteur ou le centre d’affaires où vous louez une salle de réunion peut-il vous en louer un ?
  • Avez-vous les câbles adéquats pour relier votre portable au projecteur ?

 

Pensez également aux points suivants :

  • Si vous présentez des produits : avez-vous suffisamment d’échantillons ?
  • Avez-vous prévu assez d’exemplaires du document que vous voulez distribuer ou pouvez-vous l’imprimer sur place ?
  • Vous allez vous servir d’un paperboard : avez-vous des feutres ou le centre d’affaires qui vous loue une salle peut-il vous en prêter ?

 

Nous verrons dans un second article comment réussir votre réunion pendant la réunion. À bientôt !

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