Comment éviter les impayés ? (dès le début de votre activité)

 In Conseils et bonnes pratiques, Création d'entreprise

Pour assurer la pérennité d’une entreprise, on le sait, il faut trouver des clients. Peu importe la stratégie adoptée ensuite – croissance, internationalisation …- c’est le nerf de la guerre : acquérir de nouveaux clients, puis les fidéliser.

Mais il arrive qu’on s’enthousiasme un peu trop au premier bon de commande ou au premier contrat signé au terme d’une longue période de disette commerciale. Et qu’on devienne… un peu trop souple sur les conditions de règlement.

Or, si le règlement de vos clients intervient trop tard, à terme, c’est votre entreprise qui est menacée.

Voici donc quelques pistes pour éviter les impayés.

À quel moment une créance devient-elle un impayé ?

On considère qu’un client est en impayé lorsqu’il ne respecte pas le délai de règlement conformément au devis, bon de commande, au contrat qu’il a signé.

La loi Macron (loi croissance du 6 août 2015) a instauré le seul délai de 60 jours à compter de la date d’émission de la facture, soient 60 jours nets de date à date. Par exemple, pour une facture datée du 2 avril, le paiement devra intervenir au plus tard le 2 juin.

Comment se protéger contre les impayés ?

Contre les impayés, il est conseillé de prendre des mesures préventives, toujours plus efficaces, que des mesures curatives, toujours trop longues. Voici les principales mesures à mettre en place pour anticiper les impayés :

  • Demander un acompte avant de commencer à travailler

Pour éviter les impayés, il faut minimiser les sommes restantes à percevoir.

Vous avez le droit de conditionner le début de vos travaux ou l’expédition de la commande à la réception d’un acompte, soit une partie de la somme totale. Il est d’usage de demander environ 30% de la somme, puis le solde à l’issue de la prestation de service ou à la livraison s’il s’agit de marchandises.

 

  • Checker la solvabilité de votre client sur des sites d’information financière

Si vous avez un doute, vous pouvez vous renseigner sur la solidité financière de votre client avec des sites d’information financière en ligne. Moyennant un coût modéré, ces sources de renseignements peuvent vous éviter de sérieux désagréments.

Infogreffe, Société.com, ou CreditSafe.

 

  • Insérer une clause de réserve de propriété dans le contrat de vente

Si vous vendez des marchandises non-périssables, vous pouvez ajouter une clause de réserve de propriété au niveau du contrat de vente : cette clause stipule qu’en cas de non-respect des conditions de paiement, vous restez propriétaire du matériel.

 

  • Prévoir des pénalités de retard

… Dès le bon de commande ou le devis : vous avez le droit d’exiger 10% ou 15% supplémentaires en cas de non-respect des conditions de règlement.

 

Vos devis, bons de commande et contrats doivent être explicites et exhaustifs. Une fois signés par votre client, ils pourront être présentés à un tribunal dans le cadre d’une procédure judiciaire.

Le BFR, vous dis-je !

Lorsqu’il existe un trop grand décalage entre l’encaissement de vos clients et le règlement de vos propres créances, c’est votre fonds de roulement qui est mis à mal.

Cet indicateur est tellement important que le Besoin en Fonds de Roulement (BFR), soit la somme dont doit disposer une entreprise pour pouvoir fonctionner normalement en attendant que ses clients la payent, tout en tenant compte de ses stocks, est une des informations principales d’un business plan et/ou lors de l’acquisition d’une entreprise.

Même dans le cadre d’une auto-entreprise, ou d’une EIRL, il vous faudra prendre en compte cet indicateur pour faire face aux dépenses liées quotidiennement à l’exercice de votre activité.

Le BFR définit la trésorerie dont on a besoin et, par voie de conséquence, permet de fixer ses tarifs afin d’arriver à l’équilibre.

Que faire suite à un impayé ?

Même en prenant le maximum de précautions, le risque 0 n’existe pas. Voici quelques parades :

  • Relancer un client en impayés

Bien souvent, il suffit de reprendre contact (téléphone + mail) avec votre client pour que celui-ci s’acquitte de ses dettes. Prenez soin de renvoyer la facture concernée ainsi que les modalités (RIB, ordre du chèque, adresse…) pour accélérer le règlement.

Et mettez toutes les personnes impliquées en copie.

 

  • Suspension de tout ou partie de la prestation

Vous avez la possibilité de suspendre tout ou partie de la prestation, pour vous rappeler au bon souvenir de votre client. Lors d’une procédure judiciaire, cette suspension ne pourra vous êtes reprochée.

Cette éventualité pourra d’ailleurs, à titre préventif, être énoncée dans le bon de commande ou le contrat.

 

Vous pouvez également vous renseigner auprès de votre banquier ou votre assureur pour obtenir une facilité de caisse exceptionnelle ou obtenir les garanties d’une assurance-crédit.

Quand la Legaltech vient au secours des entreprises victimes d’impayés

Il existe encore une dernière solution avant de solliciter les services d’un huissier ou de porter l’affaire en justice : les plateformes et services en ligne de recouvrement.

Comme Juripay, qui facilite le recouvrement de factures non réglées à partir de 69€HT, ou BadPayeur, une plateforme créée par deux juristes, qui vous propose de mettre en ligne votre facture impayée, sous certaines conditions, pour obtenir votre règlement.

Bon à savoir : la plateforme est gratuite jusqu’au lancement de sa V2.

 

Et en plus, c’est une startup marseillaise : -)

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