Comment disposer une salle de réunion ?

 In Conseils et bonnes pratiques
Salle de réunion

En tant qu’organisateur d’une réunion commerciale, d’un atelier ou d’une formation, vous avez tout prévu : le contenu ou l’ordre du jour, les supports à remettre à vos participants, la promotion de l’événement, les inscriptions… Et vous avez vos participants.

Félicitations !

Il y a encore un dernier point que vous devrez gérer et qui viendra en support de tout votre travail de préparation : la disposition de la salle de réunion et le matériel.

Cela peut paraître secondaire mais une bonne disposition de la salle, un mobilier adapté et des équipements qui fonctionnent participent à créer les conditions d’une réunion, d’un atelier ou d’une assemblée réussie.

Voici quelques conseils pour anticiper ces aspects logistiques et, c’est le but, réussir votre événement.

Sommaire :

  1. Disposition de salle en U
  2. Disposition de salle en carré
  3. Disposition de salle en théâtre
  4. Disposition en salle de classe

Préalable : pourquoi communiquer les bonnes informations au bon moment au loueur de salle ?

 

Il existe plusieurs écueils à éviter lorsqu’on loue une salle pour un atelier ou une réunion :

  • une présentation impossible à cause d’un câble manquant,
  • un nombre insuffisant de chaises,
  • des tables à changer de place ou d’orientation au dernier moment devant les participants

Si le prestataire peut prendre certaines initiatives (mettre le radiateur en hiver et la climatisation en été…) c’est bien en fonction de vos consignes qu’il disposera la salle et les équipements.

Pensez également au milieu de matinée et au début d’après-midi : ce sont souvent des moments critiques pour la concentration. Pour éviter une baisse d’attention, vous pouvez prévoir du café et des encas pour les participants. Le centre d’affaires Amadeus, par exemple, peut mettre à disposition une machine à café dans la salle et prévoir des viennoiseries pour votre arrivée.

Pour toutes ces raisons, vous devez clôturer votre nombre de participants et le communiquer au loueur de salle au moins quelques jours à l’avance pour qu’il puisse anticiper :

  • La disposition de la salle,
  • Le mobilier (tables, chaises, armoire),
  • Les équipements nécessaires (projecteur, paperboard, câbles…)
  • Une machine à café, des boissons, des viennoiseries et autres encas…

Voici les 4 dispositions de salle les plus courantes.

Disposition de salle en U

L’objectif recherché ? Permettre aux uns et aux autres de prendre des notes, de communiquer entre eux, et en même temps de se concentrer sur un tiers, qu’il s’agisse de l’animateur de l’atelier, d’une visioconférence ou d’une présentation type Power Point.

Cette configuration, ouverte, conviviale, facilite les échanges et favorise la collaboration entre les participants. Il est conseillé de placer une table supplémentaire pour l’animateur dans le cadre d’un atelier afin qu’il puisse poser ses affaires ou du matériel d’exposition.

Idéal pour :

  • Un atelier B2B
  • Une formation en petit comité
  • Une présentation avec projection
  • Une visioconférence
  • Une réunion type networking

Disposition de salle en carré

Il est conseillé de disposer une salle en carré pour maximiser la concentration des participants sur un sujet, faire émerger des idées, confronter des points de vue. Ce type de disposition met tous les participants sur un pied d’égalité et leur permet d’échanger, présenter des documents, prendre des notes.

Idéal pour :

  • Une réunion commerciale
  • Un comité d’entreprise ou un CHSCT

Disposition de salle en théâtre

Comme son nom l’indique, la disposition « en théâtre » consiste à placer des sièges pour un auditoire en face d’une scène. Cette disposition, sans table et a priori sans support, permet d’accueillir un plus grand nombre de personnes venues écouter un conférencier, ou permet de former des petits groupes de paroles.

Idéal pour :

  • Une assemblée générale de syndic de copropriété
  • Une conférence
  • Un atelier lifestyle

Disposition en “salle de classe”

Avec tables, chaises et tableau, cette disposition vous rappellera vos années d’école. Pensez à réserver une demi-journée avant pour installer le matériel nécessaire à votre formation et à demander une armoire pour y entreposer des documents ou des équipements.

Idéal pour :

  • Une formation de plusieurs jours

À bientôt pour d’autres conseils et infos utiles !

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