Réunion : les questions à se poser avant de louer une salle

 In Conseils et bonnes pratiques

Le diable est dans les détails.

C’est particulièrement vrai lorsqu’il s’agit de rassembler des personnes et de les mobiliser autour d’un but commun. Chaque détail compte : le lieu, le matériel, l’accueil des participants…

Préparer une réunion exige de prendre en compte tous ces aspects et de les maîtriser, pour que les participants sentent qu’ils se trouvent dans un cadre propice au travail, et qu’ils aient envie de donner le meilleur d’eux-mêmes.

Petit tour d’horizon des questions à se poser avant de louer une salle en vue d’organiser une réunion.

Qui participe à cette réunion ?

C’est la première question à se poser. Plus spécifiquement, voici les informations que vous devrez prendre en compte pour choisir une salle à louer dans un centre d’affaires :

  • Nombre de participants
  • Qualité des participants
  • Situation géographique des participants
  • La mobilité

 

La taille de la salle de réunion

Le nombre de personnes influera sur la taille de la salle de réunion nécessaire. Quelques repères pour vous aider :

  • Jusqu’à 3 personnes : 10 m²
  • De 5 à 11 personnes : 18 m²
  • Plus de 12 personnes : à partir de 20 m²
  • Etc…

Les petits « plus »

Si la bienséance et le savoir-vivre sont réservés à tous, la qualité ou la fonction des participants peut également vous amener à recourir à des services supplémentaires liés à la location d’une salle :

  • Accueil nominatif et salle d’attente dédiée
  • Remise de documents personnalisés sur place
  • Rafraîchissements, viennoiseries, petits fours

Charge à vous de vérifier que le centre d’affaires où vous allez louer une salle de réunion est bien en capacité de vous fournir ces services.

Le lieu le mieux adapté et le plus accessible

La situation géographique de vos participants peut également influer sur votre choix de salle de réunion, surtout lorsqu’ils sont disséminés à travers la France. Si vous devez trancher entre deux lieux géographiques pour rassembler plusieurs personnes, n’ayez pas de doute, préférez le lieu le plus agréable : rien de tel pour les mettre dans de bonnes dispositions.

 

La mobilité, enfin, doit également retenir votre attention :

  • le lieu est-il accessible en chaise roulante ?
  • peut-on se garer à proximité ?
  • le lieu est-il facile d’accès par les transports en commun ?

De quel type de réunion s’agit-il ?

Les autres points à vérifier avec le centre d’affaires ont trait au type de réunion que vous allez organiser, à savoir essentiellement :

  • l’objet de la réunion
  • la durée de celle-ci

 

En effet, le type de réunion influe directement sur :

 

Disposition de la salle de réunion

Lorsque vous prenez contact avec un centre d’affaires qui loue des salles de réunion, veillez à l’informer de la nature de la réunion :

  • entretiens de recrutement
  • formation, groupe de paroles ou séance de coaching
  • présentation ou première prise de contact
  • réunion à visée commerciale, négociation
  • assemblée générale…

 

Le centre d’affaires disposera la salle au mieux pour recevoir les participants à votre réunion.

 

La question du matériel : sur place ? À faire livrer ?

Le deuxième point à prendre en compte est le matériel : nous avons tous connu ces réunions qui commencent avec un quart d’heure de retard parce que le projecteur ne marche pas ou que le câble n’est pas adapté au Mac du formateur.

Notre conseil : anticipez !

Paperboard, projecteur, grand écran… Si votre matériel n’est pas sur place, demandez au centre d’affaires s’il dispose de ce dont vous avez besoin, ce qui est inclus, et ce qui sera en supplément.

Si ce n’est pas le cas, vous devez pouvoir le faire livrer sur place, sans supplément. Il le mettra de côté en attendant le jour J. Et si vous faites une présentation : signalez-le également, de façon à ce que votre prestataire vous réserve une salle adaptée.

 

Le « creux » de 11h

Enfin, la durée de la réunion est le dernier paramètre à prendre en compte. Celle-ci durera-t-elle 1h ? Une demi-journée ? Plusieurs jours ?

Notre conseil :

  • Prévoyez un petit-déjeuner ou des viennoiseries si votre réunion commence le matin et qu’elle dure au moins une demi-journée : cela participera à contrer la baisse d’attention de 11H ;
  • Envisagez la livraison de plateaux-repas dans le cas où celle-ci durerait une ou plusieurs journées si vous souhaitez offrir le maximum de confort à vos participants, ou des petits biscuits pour la pause de l’après-midi ;

Ces services sont-ils disponibles sur place ? Votre prestataire peut-il s’en charger pour vous et sont-ils inclus ou feront-ils l’objet d’une facturation supplémentaire ?

Après avoir répondu à toutes ces questions, vous pourrez établir clairement le coût de la location d’une salle, et le reporter sur vos propres tarifs, s’il s’agit d’une prestation ponctuelle comme une formation ou du coaching.

Article récent

LAISSEZ UN COMMENTAIRE

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.

Partagez
Tweetez
+1
Partagez